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開展電子招標(biāo)投標(biāo)，就應(yīng)該使用電子文檔，保存電子檔案，這似乎是不言而喻的，但現(xiàn)實(shí)卻并非如此。在目前的電子招標(biāo)投標(biāo)實(shí)踐中，紙質(zhì)文檔仍占有很大比重，無論是招投標(biāo)的具體操作，還是后續(xù)的文件歸檔，都不能擺脫對紙質(zhì)文檔的依賴，而這與電子招投標(biāo)的初衷是背道而馳的。
其實(shí)，在實(shí)施電子招投標(biāo)過程中，電子文檔的地位和作用早就被確立了，這在相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)范性文件中都有明文規(guī)定。即使如此，電子文檔在實(shí)踐中依然面臨種種尷尬，它目前的處境可以說是“名雖正言未順”。
名已正
有關(guān)電子招投標(biāo)的一系列政策法規(guī)對電子文檔的地位和效力都做出了明確規(guī)定，電子文檔的使用和歸檔沒有任何問題，名義和名分完全正當(dāng)。
《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》第二條規(guī)定，“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效力”。正式確立了基于數(shù)據(jù)電文的電子文檔的地位。
《政府采購法實(shí)施條例》第四十六條明確，“采購文件可以用電子檔案方式保存”。《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》第二十六條也做出類似規(guī)定，即“采購文件可以電子檔案方式保存”。
關(guān)于電子檔案的移交與接收，國家檔案局專門出臺了《電子檔案移交與接收辦法》進(jìn)行規(guī)范。《辦法》規(guī)定，各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。這就明確了電子檔案移交與接收的責(zé)任主體，強(qiáng)制規(guī)定了有關(guān)部門移交與接收電子檔案的責(zé)任義務(wù)。
至于電子文檔存檔、歸檔管理的具體要求，《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》附件一也一一予以明確。
可見，無論是從國家層面，還是業(yè)內(nèi)的具體操作，現(xiàn)有的一系列政策法規(guī)對電子文檔的使用和歸檔都給予了明確支持。稍顯不足的是，這些規(guī)定比較分散，沒有形成一部集中、明確、操作性強(qiáng)的文件來對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。這也是業(yè)內(nèi)許多人一直在呼吁的事情。
言未順
所謂“名不正則言不順，言不順則事不成”，可是，電子招投標(biāo)的電子檔案，“名”雖已“正”，“言”仍未“順”。在一系列政策法規(guī)已經(jīng)充分確認(rèn)電子檔案的名分后，電子檔案在招投標(biāo)過程中的使用仍不順利。
從電子檔案的接收部門來看，似乎還沒有做好接收電子檔案的準(zhǔn)備，從思想認(rèn)識到人員、設(shè)備、管理等諸多方面都有待提高和改善。
從監(jiān)管部門來看，大多習(xí)慣了以前的監(jiān)督方式，不適應(yīng)目前的電子化監(jiān)管，不愿意使用電子文檔，往往要求被監(jiān)管單位仍然報(bào)送紙質(zhì)文檔，致使行業(yè)難以擺脫對紙質(zhì)文檔的依賴，在一定程度上延緩了電子招投標(biāo)的進(jìn)程。
從行業(yè)內(nèi)部看，一些招標(biāo)人和投標(biāo)人對電子招投標(biāo)“不了解，不放心，不習(xí)慣”。他們對電子招投標(biāo)的發(fā)展趨勢沒有清晰的把握，對電子招投標(biāo)的好處知之不多，沒有熱情去使用電子文檔，更愿意采用傳統(tǒng)的招標(biāo)方式和紙質(zhì)文檔。有些人對通過電子網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行招投標(biāo)的安全性持懷疑態(tài)度，對網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性、病毒的防范、文件的保密等都不放心，即使使用電子文檔也還要輔之以紙質(zhì)文檔。
凡此種種，導(dǎo)致電子文檔的使用和存檔還不能令人滿意，形成“名雖正言未順”這樣一種局面。
電子文檔從“名正”走向“言順”，恐怕還需要一段距離。這就像一個(gè)王子，盡管出身和名分都是沒有問題的，但不經(jīng)過加冕就不能成為國王。那么，我們拿什么來給電子文檔加冕呢？行業(yè)的努力和政策環(huán)境的支持應(yīng)該是必不可少的。
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